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遠距協作和心智圖軟體：用哪種方法進行最有效？

2020.03.22 Chuck Frey 原文出處

最近有專案管理專業經理人向我諮詢，在遠距工作時，心智圖軟體如何幫助團隊有效地思考、規劃和執行。真是好問題！

她設想自己可能需要一個能夠進行多人同步共筆編輯的心智圖工具(※編按：通常是指雲端心智圖類網頁編輯服務工具)，由此讓團隊全部成員都可以即時或異地在心智圖上做出貢獻。但是，當進行腦力激盪或共創計劃時，此模式並不是最有效的。

讓每個人都在心智圖上做功課提出貢獻，缺點是什麼？ 它會迅速地退化成為一團糟亂。或是碰到一種極端情況––沒有人提供任何點子想法，因為他們對操作心智圖軟體工作感到不舒服。

有更好的做法，就是指定一個人為主持人(facilitator)，另一個人為會議的記錄員(scribe)：

主持人：此人導引小組進行討論、提出跟進問題，並確保所有團隊成員都對此作出貢獻。
記錄員：此人在心智圖上捕抓團隊成員的想法意見。最好盡可能將這個角色與主持人分開。這讓主持人可以騰出時間專注於召開會議並徵求每個人的最佳想法，而不必擔心建立心智圖的細節。

運用設立主持人和記錄員，團隊成員則可以專注於自己的長處，貢獻出高價值的意見和想法！

其他團隊成員可以通過 Zoom、GoToMeeting、Google Hangouts 或其他可以分享螢幕的團體視訊工具，分享應用程式畫面來查看心智圖。換句話說，團隊成員可以將想法投入到心智圖上，但只設一人進行操作心智圖建立。

在功能上，這與面對面工作時管理團隊腦力激盪或共創計劃的會議方式相同。如同心智圖顯示在會議室前方的大螢幕上，但是只有記錄員在其中增加想法主題編輯內容，並根據團隊成員投入的點子來組構整理想法。

這個模式非常有效，因為：

無論您是面對面、還是遠距工作，使用心智圖進行團體腦力激盪，效果都是非常強大的。

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詢問：軟體 XMind 是否可以多人共筆同步編輯心智圖？
回答：目前版本未提供類似功能。

這類功能通需要透過雲端檔案機制在網頁工具上進行編輯，應用技術上是可行的，市面上也有網頁式心智圖工具可以達成。有興趣的人可以玩玩看，試試看實務上會不會發生類似專家所述的情況。……大多結果確實如此，很不幸。

依專家建議，要進行團隊腦力激盪，共處同一會議室使用大螢幕，或是遠距視訊會議，由主持人記錄員操作心智圖，方是最佳方式。

我們進一步建議，可以運用分派工作，各人依專長貢獻完成心智圖部分，再加以整合心智圖，再進行討論決議；後續轉化成專案工作，進行追蹤、解決問題，最後達成結果。這樣才是心智圖運用最有效的最佳實務。

軟體 XMind 功能整合多個心智圖，可以是一大張圖，或是多個分頁。可以進行簡報，突顯問題來討論。可以進行專案管理，設定時程指派人員等。可以蒐集各項報告，呈現大小資料。在遠距工作時，正是絕佳幫手啊。